ACCESS使用技巧三则（Access技巧）

1、固定某一字段的长度

在某些情况下，我们需要对用户输入的数据的正确性进行检验。有这样一种情况，对于

“零件号”字段，它的字符长度固定为10位。我们可以在该表的设计模式下，在有效性规

则中输入“Len([零件号])=10”（不要输入引号）。以后，当我们在“零件号”字段中输入的

字符长度不是10位时，ACCESS会给出错误提示。

2、两个表中相关字段的关联

这种情况比较复杂，我给大家举个例子。有两个表，一个是供应商表，包含供应商代码，

供应商名称，供应商地址，供应商联系方式4个字段。另一个是零件表，包含零件号，零件

名称，供应商代码3个字段。零件表中的供应商代码与供应商表中的供应商代码应该完全一

致。我们首先对两个表中的供应商代码进行索引。注意：供应商表中的供应商代码是无重复

索引，零件号中的供应商代码是有重复索引。然后，单击“工具”菜单下的“关系”选项，

ACCESS会弹出“关系”窗体，添加“供应商表”、“零件表”，在“供应商表”与“零件表”

的供应商代码两个相关字段之间，建立“一对多”的关系。以后，当在零件表中，用户输入

的供应商代码在“供应商表”中没有的话，ACCESS会给出错误信息。同时在“供应商”表

中，每条记录前会显示一个带加号的方框。

3、寻找记录中的重复项

我们有些ACCESS表是从EXCEL表中导入的，会存在重复的记录，而当我们将某一字

段设为主键的时候，该字段是不允许有重复的。如何找出重复的记录，ACCESS能为我们办

到。选择ACCESS项目窗体的“查询”标签，单击“新建”命令，在“新建查询”窗体中

选择“查找重复项查询向导”。（这项功能不是默认安装的，如果用户在安装OFFICE的时候

选择的“典型”的安装方式，ACCESS会提示用户安装此项功能。）用户选择需要查找重复

项的字段，然后连续选择“下一步”。ACCESS会新产生一个查询，名为“查找****重复项”，

用户双击该项查询，ACCESS会生成一个表，表中显示重复字段的内容和重复的次数。用户

可以根据上述信息，删除重复记录。